Czemu służy książka serwisowa? To musisz wiedzieć!

Elzab K10 - kasa rejestrująca

Istnieje dokument, który jest „nierozłącznym towarzyszem” dla każdej kasy i drukarki fiskalnej. Który zawiera informacje o historii i sposobie funkcjonowania urządzenia rejestrującego, a także o tym, czy użytkownik tej technologii sprzedaży wypełnia ważne, dotyczące go obowiązki. I wreszcie o który trzeba odpowiednio zadbać, o czym wyraźnie mówią konkretne przepisy prawne. Tak – tym dokumentem jest książka serwisowa. Co każdy podatnik, korzystający z kasy lub drukarki fiskalnej, powinien wiedzieć na jej temat?

Czym w ogóle jest książka serwisowa?

To „dokument osobisty” każdej kasy czy drukarki fiskalnej. W nim bowiem są zapisane wszystkie najważniejsze informacje o zakupionym urządzeniu rejestrującym. Jakie to dane? Chodzi m.in. o numer fabryczny i unikatowy kasy lub drukarki, jak również o jej nazwę oraz model. W książce znajdziemy też dane firmy, która zrealizowała fiskalizację urządzenia (zazwyczaj odpowiedzialnej też za jego sprzedaż), a także samego producenta. Oprócz tego, oczywiście dokument zawiera informacje o serwisantach – głównym i rezerwowym – posiadających uprawnienia potrzebne do interwencji w przypadku naszej kasy bądź drukarki.

Ale ten zbiór bazowych danych to nie jedyny powód, dla którego książka serwisowa jest tak istotna w „fiskalnej rzeczywistości”. Dokument ten podlega bowiem stałemu uzupełnianiu. Muszą się w nim znaleźć notatki związane ze wszelkiego rodzaju interwencjami w sprawie danego urządzenia rejestrującego. Chodzi tu zarówno o rutynowe działania, np. zapisy z obowiązkowych przeglądów technicznych, jak i wszelkie inne kontrole, czynności konserwujące bądź naprawy usterek i awarii. Adnotacje te są potrzebne organom skarbowym – do stwierdzenia, że urządzenie fiskalne działa prawidłowo (to ważny element szerszej dokumentacji, ilustrującej to, czy przedsiębiorca poprawnie prowadzi ewidencję obrotu) – oraz serwisantom, którzy na podstawie tych informacji podejmują kolejne czynności.

Zasady obchodzenia się z książką serwisową

Z racji istotnej roli, jaką pełni książka serwisowa, sposób przechowywania jej jest ściśle określony w obowiązujących przepisach. Mówiąc dokładniej, przedsiębiorca ma obowiązek posiadać ją w miejscu przypisanym do danego urządzenia fiskalnego (jego instalacji), którego dotyczy ten dokument. Wynika to z faktu, że podatnik ma również obowiązek okazania książeczki przedstawicielom organów skarbowych (np. podczas niezapowiedzianej kontroli) lub uprawnionym serwisantom (np. w ramach koniecznej interwencji technicznej). Brak tego dokumentu odczytywany jest jako złamanie przepisów i finalnie może prowadzić do różnych, nieprzyjemnych skutków – np. zakwestionowania prawidłowości w prowadzeniu ewidencji, cofnięcia ulgi za zakup urządzenia rejestrującego czy odmowy ze strony serwisu w związku z dalszymi działaniami naprawczymi i konserwującymi.

Co zatem, jeśli podatnikowi zdarzy się zgubić lub zniszczyć książkę serwisową? Powinien niezwłocznie poinformować pisemnie o tym fakcie właściwy Urząd Skarbowy, a następnie z kopią pisma zwrócić się do producenta z prośbą o wystawienie duplikatu dokumentu. Takie rozwiązanie jest możliwe, jednak gdy dojdzie do konieczności skorzystania z niego, należy to zrobić jak najsprawniej. Pamiętajmy, że brak książki serwisowej wciąż będzie oznaczał przekroczenie zasad określonych w funkcjonujących przepisach.

1 comment on Czemu służy książka serwisowa? To musisz wiedzieć!

  1. czy ktoś z czytelników miał taką sytuację i ubiegał się o duplikat książki serwisowej? jestem ciekaw ile trwa taka procedura uzyskania drugiego egzemplarza..

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Podaj właściwe rozwiązanie *