Pomyłka to rzecz ludzka. Może wystąpić nawet w najmniej oczekiwanym momencie, podczas ważnych zadań i obowiązków sprzedażowych. Zatem również przy wystawianiu paragonu na kasie lub drukarce fiskalnej. Ale prawdopodobieństwo pojawienia się błędu na wspomnianym wydruku nie zwalnia przedsiębiorcy z konieczności podjęcia w takich okolicznościach odpowiednich kroków. Co mówią przepisy o sytuacji wystawienia paragonu z pomyłką?

Nie ma powodów do zmartwień – są powody do działania

Człowiek nie jest istotą nieomylną, to oczywiste. Mimo stosownego przeszkolenia, większego doświadczenia, a nawet skupienia podczas pracy – na skutek różnych okoliczności mogą przytrafić się błędy. To samo dotyczy rejestrowania obrotu przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej, a konkretnie wystawiania paragonów dla klientów detalicznych. Do pomyłki może dojść w wyniku zeskanowania niewłaściwego towaru, wprowadzenia nadmiarowej liczby danego produktu bądź z innego powodu. I sam ten fakt wcale nie oznacza tragedii. Co nie znaczy, że wspomniany błąd można ot tak zostawić.

Nie wolno bowiem zapomnieć, że ewidencjonowanie każdej transakcji oraz wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych dla klientów indywidualnych to podstawowe obowiązki przedsiębiorców stosujących urządzenia rejestrujące. Sam wydruk, o którym mowa w dzisiejszym wpisie, potwierdza prowadzenie działalności zgodnie z przepisami i często pozwala nabywcy na skorzystanie z prawa do zwrotu lub reklamacji. Nie tylko więc nie da się go zastąpić innym dokumentem. Paragon fiskalny absolutnie nie może zawierać żadnych błędów.

Jest jednak pewien problem. Urządzenia rejestrujące są zaprojektowane w ten sposób, że trwale zapisują w swej pamięci wszystkie, wykonane z ich użyciem operacje. Także wystawione paragony fiskalne. Oznacza to, że takiego wydruku nie da się skorygować z poziomu użytkowanej technologii sprzedaży. A tym bardziej wykasować z pamięci kasy lub drukarki fiskalnej. Jakie zatem działania powinien podjąć przedsiębiorca w takiej sytuacji? Odpowiedzią na to pytanie jest treść Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, mówiąca o odrębnej ewidencji błędnych paragonów.

Oddzielna dokumentacja dla pomyłek na paragonach fiskalnych

Funkcjonujące przepisy przewidują możliwość zaistnienia sytuacji, w której dochodzi do błędu na opisywanym wydruku. I obligują przedsiębiorcę do prowadzenia osobnej ewidencji dla takich przypadków. Na czym dokładnie to polega?

Dokumentacja powinna składać się z notatek, które uwzględniają wydruk paragonów z pomyłką. Każdy taki wpis musi zawierać konkretne elementy. Mowa tu przede wszystkim o krótkim opisie sytuacji, w jakiej doszło do błędu, a także o danych dotyczących zarejestrowanej transakcji: wartości sprzedaży brutto oraz wysokości podatku VAT. Dla przykładu, w takiej notatce nie muszą się znaleźć szczegóły na temat urządzenia rejestrującego, choć – jeśli jest ich więcej w danym punkcie – wzmianka ta może przydać się samemu przedsiębiorcy (do zachowania porządku w dokumentacji, prowadzenia księgi przychodów i rozchodów itd.). Natomiast do każdego wpisu trzeba dołączyć błędnie wystawiony dokument. I oczywiście – co pewnie nie ulega wątpliwości – cała procedura musi zakończyć się wystawieniem paragonu fiskalnego z poprawnymi informacjami.

W kwestii wspomnianego porządkowania dokumentacji warto wspomnieć, że przepisy nie narzucają przedsiębiorcy sposobu przechowywania wpisów z ewidencji błędnych paragonów. Zatem podatnik może stosować taką metodę, jaka wyda mu się najbardziej optymalna. W tym celu warto choćby wykorzystać osobny segregator lub zeszyt – w zależności też od tego, czy poszczególne notatki będą sporządzane pisemnie, czy w formie drukowanej.