Z użytkowaniem kas i drukarek rejestrujących wiąże się nie tylko sam zakup czy poprawna instalacja danego urządzenia w firmie. Nieodzownym elementem pracy z tego typu technologiami sprzedaży jest również jego opieka serwisowa. Zwykle sprawuje ją firma, u której nabędziemy wybrany model. Zwykle, ponieważ istnieje możliwość zmiany serwisu kasy fiskalnej lub drukarki rejestrującej. Jak to wygląda? O czym trzeba pamiętać przy przeniesieniu serwisu urządzenia fiskalnego?

Urządzenie fiskalne musi być objęte opieką serwisową

Na technologiach sprzedaży służących do ewidencjonowania obrotu spoczywa duża odpowiedzialność. W końcu od ich pracy zależy obraz prowadzenia działalności w sposób prawidłowy, zgodny z prawem. Dlatego czynniki mogące w niezależny sposób wpłynąć na funkcjonowanie urządzenia rejestrującego muszą być jak najbardziej ograniczone (także w trosce o zdolność przedsiębiorcy do wykonywania swoich obowiązków). Stąd każda, nabywana i wdrażana kasa czy drukarka fiskalna jest obligatoryjnie objęta opieką serwisową. A także musi być cyklicznie, terminowo, poddawana przeglądom technicznym. Za uchybienia na tym polu (przekroczenie czasu na wykonanie takiej kontroli, złe przechowywanie lub nieposiadanie książki serwisowej itp.) grożą konkretne konsekwencje, wynikające ze złamania przepisów fiskalnych.

Kto odpowiada za opiekę techniczną nad zakupioną kasą lub drukarką fiskalną? Najczęściej jest to dystrybutor, u którego dane urządzenie rejestrujące zostało nabyte. Zatem to on odpowiada m.in. za prawidłową instalację wspomnianej technologii sprzedaży (jej fiskalizację), późniejsze interwencje czy przeprowadzane przeglądy techniczne, a także za umieszczane wpisy w książce serwisowej. Tak jednak nie musi być zawsze. Istnieją różne względy, które mogą zdecydować o zmianie serwisu kasy fiskalnej. Mowa o kwestiach stojących zarówno po stronie tego podmiotu (np. o zakończeniu przez tę firmę działalności w zakresie sprzedaży i serwisu technologii sprzedaży czy o utracie odpowiednich uprawnień, wydawanych przez producenta danego urządzenia), jak i przedsiębiorcy (tu może chodzić m.in. o chęć korzystania z usług serwisowych firmy położonej w lepszej lokalizacji czy po prostu o atrakcyjniejsze warunki cenowe). Bez względu jednak na to, co stoi za tą decyzją – jeśli chcemy dokonać zmiany podmiotu odpowiedzialnego za serwis urządzenia rejestrującego, musimy pamiętać i kilku ważnych sprawach.

Jak wygląda zmiana serwisu urządzenia fiskalnego?

O sytuacji i procedurze podjęcia takich kroków mówi Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Przedsiębiorca, który zdecyduje się zmienić serwis kasy fiskalnej, musi poinformować o fakcie dokonania tej czynności podmiot prowadzący serwis główny (producenta lub importera urządzenia rejestrującego) w terminie nie dłuższym niż 5 dni od tej zmiany. Przy czym warto wspomnieć, że aby ten proces się powiódł, nie jest wymagana jego zgoda. Naturalnie, w myśl zasad opisanych wcześniej, ma obowiązek wybrać nowy podmiot, który przejmie opiekę serwisową nad jego technologią sprzedaży. Co więcej, serwisant mający przejąć obowiązki na tym polu musi posiadać ważne, odpowiednie uprawnienia, znajdować się w specjalnym wykazie serwisantów. Ten natomiast znajduje się w Biuletynie Informacji Publicznej, publikowanym przez szefa nadzorującego Krajową Administrację Skarbową (KAS).

Jak wynika z treści przywołanego akt prawnego, podatnik nie ma do dopełnienia dodatkowych formalności oprócz wspomnianego zawiadomienia serwisu głównego. Nie oznacza to jednak, że cała procedura ogranicza się wyłącznie do tego ruchu. Swoje obowiązki ma bowiem podmiot, który ma objąć opiekę serwisową nad danym urządzeniem rejestrującym. Ten bowiem, w terminie nie dłuższym niż 5 dni (licząc od terminu przeprowadzenia zmiany serwisu), musi zawiadomić o tym fakcie naczelnika właściwego dla danej działalności (z której pochodzi „przejmowana” kasa lub drukarka rejestrująca) Urzędu Skarbowego. Jeśli zaś chodzi o zaktualizowane zgłoszenie danych odnośnie urządzenia fiskalnego, należy je sporządzić wedle konkretnego wzoru. Ten znajduje się w załączniku nr 6 do przywołanego Rozporządzenia Ministra Finansów.

Na koniec warto jednak wspomnieć o oczywistościach, czyli aby – dokonując takiej zmiany – zadbać o prawidłowe spełnienie wymogów tej procedury, a także upewnić się, że podjęte w tym kierunku działania faktycznie przyniosą korzyści.