Wielu przedsiębiorców, prowadzących sprzedaż towarów i usług na rzecz klientów indywidualnych, musi stosować w tym celu urządzenia rejestrujące. Ale sam zakup kasy czy drukarki fiskalnej nie oznacza jeszcze możliwości prawidłowego korzystania z tych technologii. Konieczne jest, aby uzyskany model został właściwie zarejestrowany oraz prawidłowo przeszedł ustaloną w przepisach procedurę instalacyjną. Jak ogólnie te procesy wyglądają?

Początki, czyli kontakt z Urzędem Skarbowym

Pierwszym krokiem, jaki należałoby uczynić, jest złożenie w formie pisemnej tzw. zgłoszenia przedinstalacyjnego do Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Co taki dokument ma zawierać? Przede wszystkim, najważniejsze informacje: imię i nazwisko podatnika, jego NIP, liczbę planowanych urządzeń fiskalnych oraz adres/y miejsc, gdzie zostaną one wdrożone. Dodatkowo, powinna się w nim znaleźć również data samej instalacji. Jeśli chodzi o sposób dostarczenia pisma, to już zależy od nas – możemy przekazać je osobiście lub listownie. Ważne jest natomiast, że zgłoszenie przedinstalacyjne nie może wpłynąć do Urzędu Skarbowego później niż 1 dzień przed rozpoczęciem ewidencjonowania obrotu.

Urządzenie rejestrujące w trybie fiskalnym

Kolejny i w zasadzie kluczowy etap należy właściwie do uprawnionego serwisanta. Tylko on może przeprowadzić niezbędne działanie na naszym urządzeniu rejestrującym – mowa o przełączeniu jego funkcjonowania z trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. Proces ten jest bowiem jednorazowy i nieodwracalny. Gdy kasa lub drukarka zostanie już zafiskalizowana, od tej pory wszystkie nasze operacje, wykonane za pomocą tego urządzenia, będą w nim zapisywane, tworząc dokumentację ewidencji obrotu. Z tą chwilą możemy również zacząć prowadzenie sprzedaży, nie zapominając oczywiście o wystawianiu paragonów! Zanim jednak dojdzie do fiskalizacji, warto wykorzystać czas, gdy zakupiony model pozostaje w trybie szkoleniowym, by spokojnie nauczyć się obsługi poszczególnych funkcji.

Ponowny kontakt z Urzędem Skarbowym, czyli zakończenie

Gdy powyższy etap zostanie ukończony, jesteśmy zobowiązani do złożenia w Urzędzie Skarbowym drugiego, pisemnego zawiadomienia, informującego o zrealizowanej fiskalizacji (tzw. zgłoszenia poinstalacyjnego). Tu także my rozstrzygamy, czy dokument dostarczymy samodzielnie, czy drogą pocztową. Tym razem jednak pismo musi dotrzeć nie później, niż 7 dni od wprowadzenia urządzenia w tryb fiskalny. W odpowiedzi na nie powinna przyjść do nas wiadomość z przyznanym numerem ewidencyjnym, który należy umieścić na obudowie danej kasy lub drukarki – trwale i w widocznym miejscu, za pomocą naklejki lub niezmywalnego markera. I można uznać, że na tym kończy się rejestracja urządzenia fiskalnego oraz procedura instalacyjna.